Obligation de conservation en Suisse : pourquoi tu dois archiver correctement tes documents

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, où de nombreuses informations sont à portée de clic, nous oublions souvent l'importance de conserver des documents physiques. Que tu sois un particulier ou un entrepreneur, l'archivage correct de tes documents peut t'épargner bien des soucis et est même, dans de nombreux cas, une obligation légale. Dans cet article, tu apprendras tout ce qu'il faut savoir sur l'obligation de conservation en Suisse et comment archiver tes documents de manière optimale.

Qu'est-ce que l'obligation de conservation et qui est concerné ?

L'obligation de conservation en Suisse est une obligation légale qui concerne aussi bien les entreprises que les particuliers. Elle stipule que certains documents doivent être conservés pendant une période déterminée. Pour la plupart des documents commerciaux, le délai de conservation est de 10 ans. Cela peut sembler long, mais il y a de bonnes raisons à cela.

Pourquoi l'obligation de conservation est-elle importante ?

1. Sécurité juridique : en cas de litige ou de contrôle, tu peux te référer à tes documents archivés.
2. Raisons fiscales : En cas de contrôle fiscal, tu dois pouvoir présenter certains documents.
3. Continuité commerciale : les anciens documents peuvent fournir des informations précieuses pour les décisions futures.
4. Protection des données personnelles : Il est également important pour les particuliers de conserver certains documents en toute sécurité.

Quels documents dois-tu conserver ?

Pour les entreprises :

• Livres de comptes
• Pièces comptables
• Comptes annuels
• Rapports de révision
• Correspondance commerciale

Pour les personnes privées :

• Déclarations et avis d'imposition
• Fiches de salaire
• Polices d'assurance
• Contrats importants
• Dossiers médicaux

Combien de temps dois-tu conserver les documents ?

La durée légale de conservation est généralement de 10 ans. Il existe toutefois des exceptions :

• Données personnelles : aussi longtemps que nécessaire, mais pas plus longtemps que nécessaire.
• Documents médicaux : de 10 à 20 ans selon les cantons.
• Polices d'assurance : jusqu'à 5 ans après la fin du contrat

Archivage numérique ou physique : qu'est-ce qui est le mieux ?

De nombreuses entreprises et personnes privées sont confrontées à la question de savoir si elles doivent archiver leurs documents de manière numérique ou physique.Les deux méthodes ont leurs avantages et leurs inconvénients :

L'archivage numérique :

• Peu encombrant
• Facilement consultable
• Accès rapide
• Dépendance à la technologie
• Inquiétudes en matière de protection des données

Archivage physique :

• Indépendant de la technologie
• Documents originaux disponibles
• Souvent plus sûr sur le plan juridique
• Prend beaucoup de place
• Plus difficile à rechercher

La meilleure solution est souvent une combinaison des deux méthodes. Tu bénéficies ainsi des avantages des deux mondes tout en minimisant les risques.

Conseils pour un archivage efficace

1. Crée un système : classe tes documents par catégorie et par année.
2. Contrôle régulier : passe en revue tes documents une fois par an et élimine ce qui n'est plus nécessaire.
3. Conservation sûre : protège les documents importants du feu, de l'eau et des accès non autorisés.
4. Numérise les documents importants : Scanne les documents importants comme sauvegarde.
5. Connais les délais : Informe-toi sur les délais de conservation en vigueur pour tes documents spécifiques.

Où peux-tu conserver tes documents en toute sécurité ?

Si tu n'as pas assez de place chez toi ou au bureau pour stocker tes archives, il existe des alternatives. Les espaces de stockage externes, comme ceux proposés par placeB, sont une excellente option pour conserver tes documents en toute sécurité.

Avantages d'un espace de stockage externe pour tes archives :

1. Gain de place : libère ta maison ou ton bureau de montagnes de papier.
2. Sécurité : les espaces de stockage professionnels offrent souvent une meilleure protection contre le vol, le feu et les dégâts des eaux.
3. Flexibilité : ne loue que l'espace dont tu as réellement besoin.
4. Accessibilité : tu peux accéder à tes documents à tout moment.
5. Environnement professionnel : conditions optimales pour la conservation à long terme du papier.

Chez placeB, tu trouveras des espaces de stockage de différentes tailles, parfaitement adaptés à tes besoins. Depuis les petits espaces d'un mètre cube, qui peuvent contenir environ 6 cartons de déménagement (idéal pour conserver 5 ans de documents papier), jusqu'aux espaces plus grands pour les archives volumineuses d'une entreprise.

Archives actives ou inactives ? Choisis la bonne solution pour ton stockage de documents

Lors du choix d'un espace de stockage, que ce soit à des fins privées ou professionnelles, une question centrale se pose : à quelle fréquence as-tu besoin d'accéder à tes documents ? La réponse détermine si tu as besoin d'une archive active ou inactive.

Les archives actives : Flexibilité pour un accès fréquent

Une archive active est particulièrement adaptée aux entreprises qui doivent régulièrement trier ou rechercher des documents.Voici quelques conseils à ce sujet :

• Prévois plus d'espace pour y placer éventuellement une petite table de travail.
• Organise tes documents sur des étagères ou dans des armoires facilement accessibles.
• Bien que les entrepôts ne disposent souvent pas de leur propre éclairage, utilise la lumière des couloirs.
• Envisage d'utiliser des lampes à piles pour améliorer la visibilité, car les entrepôts n'ont généralement pas d'électricité.

Archives inactives : un stockage efficace à long terme

Pour les documents rarement utilisés, les archives inactives sont idéales :

• Utilise des méthodes de stockage peu encombrantes comme les boîtes empilables.
• Crée un répertoire détaillé pour retrouver rapidement les documents.
• Concentre-toi sur la protection à long terme contre l'humidité et les parasites.

Quel que soit ton choix, une organisation bien pensée est la clé d'une archive efficace. En adoptant la bonne stratégie, tu économiseras du temps et des efforts dans la gestion de tes documents.

L'importance des mètres linéaires dans l'archivage

Si tu t'intéresses à l'archivage de documents, tu rencontreras souvent le terme « mètres linéaires ». Les archives sont mesurées en mètres linéaires, ce qui peut sembler compliqué à première vue, mais qui est en fait très pratique. Un mètre linéaire correspond à un mètre de longueur de rayonnage, indépendamment de la hauteur ou de la profondeur du rayonnage. Cette méthode de mesure s'est imposée parce qu'elle permet d'évaluer rapidement et facilement l'espace nécessaire. Que tu planifies tes archives à domicile ou que tu loues un espace de stockage externe, la compréhension des mètres linéaires t'aide à calculer précisément l'espace nécessaire et à choisir la taille adéquate pour tes archives.

Efficacité maximale : calculer l'espace nécessaire et les types de rayonnages pour tes archives

Calculer les mètres linéaires : voici comment déterminer l'espace exact nécessaire

Le calcul des mètres linéaires nécessaires est la première étape vers une planification optimale des archives. Voici une méthode simple :

1. Compte tes documents : regroupe-les par taille (A4, A3, etc.).
2. Mesure l'épaisseur de la pile : prends une pile représentative et mesure sa hauteur.
3. Calcule les besoins totaux : multiplie le nombre de piles par la hauteur mesurée.
4. Ajoute de l'espace supplémentaire : calcule 20% de plus pour la croissance et la facilité de manipulation.

Exemple : 10 piles de 30 cm = 3 mètres + 20% = 3,6 mètres linéaires

Utilisation intelligente de l'espace : conseils pour des archives peu encombrantes

1. Utilisation verticale : utilise toute la hauteur de la pièce avec des étagères hautes.
2. Rayonnages mobiles : les systèmes de rayonnages coulissants éliminent les allées superflues.
3. Dossiers suspendus : Idéal pour les documents fréquemment utilisés, permet de gagner de la place par rapport aux classeurs.
4. Numérisation : Scannez les documents qui ne doivent pas être conservés physiquement.
5. Trier régulièrement les documents : Élimine les documents périmés ou inutiles.

Comparaison des rayonnages d'archives : trouver le système parfait

Rayonnages fixes :

• Avantages : Économique, facile à installer
• Inconvénients : Nécessitent des allées fixes, moins peu encombrantes

Rayonnages mobiles :

• Avantages : Utilisation maximale de l'espace
• Inconvénients : Investissement initial plus élevé, nécessitent un sol stable

Systèmes de rayonnages à palettes :

• Avantages : Idéal pour les boîtes d'archives lourdes ou encombrantes
• Inconvénients : Moins de flexibilité dans l'aménagement de l'espace

Rayonnages en hauteur :

• Avantages : Exploitation verticale maximale, automatisable
• Inconvénients : Coûts élevés, nécessitent des appareils de manutention spéciaux

Choisis le système qui convient le mieux à ton budget, à l'espace dont tu as besoin et à la nature de tes documents. Avec une bonne planification et un système de rayonnage adapté, tes archives seront bien rangées, efficaces et peu encombrantes.

Comment évalues-tu la valeur de tes documents archivés ?

Une question souvent négligée mais importante lors de l'archivage de documents est la suivante : quelle est la valeur réelle de ces documents ? Cette question n'est pas seulement pertinente à des fins d'assurance, mais aussi pour ta propre évaluation de l'importance de tes archives.

La valeur marchande des documents : Plus que du papier.

Si tu stockes tes documents dans un espace de stockage externe, comme chez placeB, on te demandera la valeur marchande des biens que tu stockes. Pour les meubles ou l'électronique, l'évaluation de la valeur est relativement simple, mais comment évalues-tu la valeur des papiers et des documents ?

Pour les particuliers :

1. Coût de remplacement : réfléchis à ce que coûterait le remplacement des documents perdus.
2. Temps nécessaire : calcule la valeur du temps qu'il te faudrait pour reconstituer des documents importants.
3. Valeur émotionnelle : les photos de famille ou les lettres personnelles ont une valeur non monétaire, mais néanmoins élevée.
4. Impact financier : Les documents fiscaux ou les polices d'assurance peuvent avoir des conséquences financières importantes.

Pour les entreprises:

1. Informations critiques pour l'entreprise : Quelle est la valeur des secrets commerciaux ou des documents de brevets pour ton entreprise ?
2. Risques liés à la conformité : Combien cela coûterait-il de ne pas pouvoir présenter des documents importants lors d'un contrôle ?
3. Valeur historique : les anciens documents commerciaux peuvent avoir une valeur inestimable pour l'histoire de l'entreprise.
4. Coûts de récupération : calcule le coût de la reconstruction de données commerciales importantes.

Étude de cas : la famille Muster et ses archives chez placeB

La famille Muster a décidé d'entreposer ses archives familiales privées chez placeB. Ils ont loué un espace de 2 mètres cubes dans lequel ils conservent les documents suivants :

• 5 ans de documents fiscaux
• Actes de famille (actes de naissance, de mariage, de décès)
• Anciennes photos de famille et lettres
• Polices d'assurance
• Dossiers médicaux

Comment la famille Muster procède-t-elle maintenant à l'estimation de la valeur ?

1. Vous estimez les coûts de remplacement des documents officiels (environ 500 CHF).
2. Ils calculent le temps nécessaire à la reconstitution des documents fiscaux (environ 50 heures à 50 CHF = 2'500 CHF).
3. Ils prennent en compte la valeur émotionnelle des photos de famille et des lettres (difficile à chiffrer, mais ils fixent le montant à 5'000 CHF).
4. Ils ajoutent le préjudice financier potentiel qui pourrait survenir si des documents d'assurance importants étaient perdus (estimé à 10 000 CHF).

Au total, ils arrivent à une valeur de marchandises d'environ 18 000 CHF pour leurs archives.

Couverture d'assurance pour tes archives : la sécurité avant tout

Que tu stockes chez placeB ou ailleurs, la question de l'assurance est cruciale. placeB propose une assurance contre le feu, l'eau et le vol, mais que faire si tu es déjà assuré ailleurs ?

Vérifie tes assurances existantes avant de souscrire une assurance supplémentaire, tu devrais examiner attentivement tes polices existantes :

1. Assurance ménage : de nombreuses polices couvrent également les objets entreposés à l'extérieur du logement. Vérifie les conditions et les plafonds.
2. Assurance commerciale : pour les entreprises, la responsabilité civile de l'entreprise ou une assurance spéciale pour les documents pourraient s'appliquer.
3. Assurances spéciales : Certaines assurances offrent une protection spéciale pour les documents précieux ou les objets de collection.

Conclusion : un archivage efficace

L'archivage correct de tes documents, qu'ils soient privés ou professionnels, est plus qu'une simple obligation légale. C'est un investissement dans ton avenir et ta sécurité. En adoptant la bonne stratégie - une combinaison de stockage physique sécurisé, comme celui proposé par placeB, une couverture d'assurance adéquate et une numérisation complémentaire - tu crées un système robuste qui protège tes précieuses informations.

Tu as besoin d'aide pour configurer tes archives de documents ?